협상, 회의, 발표 101: 명료하고 간결하게 전달하는 방법

 

협상, 회의, 발표 등 비즈니스 환경에서 효율적으로 의사전달을 위해서 필요한 것은 두가지입니다.

correct language 정확한 언어

appropriate information 적절한 정보

아래 내용은 비즈니스 미팅 뿐만 아니라 이메일, 발표, 협상에서도 매우 중요한 내용이니 잘 습득하시기 바랍니다.

 

correct language 정확한 언어

정확한 언어 즉, 업무를 보시는 부서, context, 환경에 맞는 어휘를 습득해야 합니다.
예를 들어, 제조에 대해 이야기를 하는데 manufacture, manufuacturing 이라는 단어를 사용하지 않고 making, building과 같은 어휘를 사용한다면
혹은 서로 기밀을 유지해야 한다는 이야기를 할 때, security, keep secret, privacy 라고 말하는 경우 등 사례는 많습니다.
이러한 경우, 의사소통에 갭이 있을 수 있습니다.

appropriate information 적절한 정보

특히, 업무상 쓰는 서류나 이메일에서는 필요 이상의 정보나 특정 용어 jargon를 써서 의사소통 하는 경우가 많습니다. 예를 들어, 엔지니어가 일반 회계부서 직원에게 회사 프로그램에 대해 설명을 할 때, 엔지니어끼리 쓰는 용어를 쓰면서 너무 상세한 설명을 하면 회계 부서 직원은 이해하기가 어려울 뿐더러 프로그램을 효율적으로 사용하기 힘들겠죠? 어쩌면, 엔지니어는 아주 간단한 설명만 해주면 되는데 회계 부서 직원에게 과도하게 상세한 정보를 주고 있을지도 모릅니다.

그러므로 우리가 상대에게 의사표현을 할 때는 무슨말을 해야할지 일단 계획을 하고 draft를 작성하거나 말을 하는게 좋겠죠.

What to Say? 상대방에게 꼭 필요한 적절한 정보를 포함하자.

무슨 말을 할지 생각할 때는 아래 질문을 생각해보세요.

상대방이 이미 알고 있는 부분은 무엇인가?

상대방이 알고자 하는 부분은 무엇인가?

어떻게 그 정보를 이해하기 쉽도록 간단하게 이야기할 것인가?

 

이게 끝이 아닙니다. 위 세가지 질문을 통해 draft 계획을 세웠다면, 잠깐, 수정을 하시는게 좋습니다.

 

How to proofread? 정보 전달 내용 검토 방법

자문자답. 필요 이상의 상세 내역을 포함한 것은 아닌가?

예를 들어보죠. 클라이언트가 배송에 대해 문의합니다. 답변을 어떻게 해야할까요?

답변 예시 1.

We have received your letter in which state that your order for 12 books placed by phone on Feb 25th has not been received as of the date of writing. However, after checking the shipping record, we found your order was shipped on March 3rd.

혹은 이렇게 답변할 수도 있습니다.

답변 예시2.

I have checked and verified that your order was shipped on March 3rd.

이처럼, 질문에 관하여 클라이언트가 원하는 정보가 무엇인지 핵심을 전달하는 것이 중요하며 간결하고 명료하게 표현하면 됩니다.

자문자답. 상대방이 이해하기에 애매하거나 모호한 표현이 있는가?

예시1. There are discrepancy and inequalities in our employment incentive program.

 

예시2. The employment incentive program is unfair for some of our employees.

예를들어, 직원 인센티브 프로그램의 문제에 대해 설명을 할때, 난해한 표현을 자주 쓰는 것은 의사소통을 어렵게 할 수 있습니다. 옳고 그름의 문제가 아니라 꼭 그렇게 쓸 필요가 있는지 확인하시라는 이야기입니다.

자문자답. 중복되는 부분은 없는가?

예를 들어, 어떤 부품을 인근 지역에서 찾을 수 없다는 이야기를 한다면,

a. We tried to find the same type of connection valve locally, but we couldn’t find it around the area.

b. The same type of connection valve can not be found locally.

c. we couldn’t find the same type of connection valve around the area.

여기 보시면, a. 문장은 b 혹은 c로 짧게 줄여쓸 수 있습니다.

그외 아래와 같이 몇가지 자주 쓰이는 중복되는 언어가 있습니다.

advance planning

advance reservations

basic fundamentals

cheap price

three different kinds

regular routine

reason is because

past experience

general public

estimated roughly at

end result

difficult challenge

close proximity

 

한줄 요약하면 간결하고 인상에 남도록, 효율적으로 의사전달을 위해서 필요한 것은 두가지입니다.

correct language 정확한 언어
appropriate information 적절한 정보

항상 유념하시면 시행착오를 줄이실 수 있습니다.

Written by Chloe Doyeon

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