한국 사람들은 매번 이메일을 새로 써요 – 이메일 에티켓 편

한국 사람들과 처음 이메일로 커뮤니케이션하면서 정말 귀찮고 답답한데 말해주기 힘든 애로사항이 있었습니다. 바로 이메일을 매번 새로 쓰는 겁니다. [Compose New] 를 매번 하는 것이죠. 물어본 내용에 대해 답변도 새롭게 이메일을 써서 답장하기도 합니다.정말 답답해요!! 그래서 오늘은 이메일 에티켓 하나를 배워보도록 하겠습니다.

Email thread는 무엇인가?

Email thread 라는 말이 있습니다. Email thread란, 원본 이메일 즉, 가장 먼저 쓰인 이메일부터 답장들이 이어진 리스트를 이메일 thread라고 합니다. thread라는 말은 실 또는 줄기라는 뜻으로 하나의 주제에 관해 서로 대화를 나눈 이메일 대화 목록으로 생각하면 될 것 같습니다.

보통, 답장들은 indent 형식으로, 연결되어 보여지게 됩니다. 제목란에는 Reply의 약자인 Re:가 연속적으로 보이게 되고 내용에서는 세로로 된 선으로 점점 안으로 들어가면서 시간순으로 정렬되게 되죠.

가장 상단의 original message에서,  두번째, 그리고 세번째,  점점 들여쓰기를 통해서 이메일 리스트가 만들어집니다.

이메일 thread가 왜 중요한가?

이메일 thread는, 전화 통화나 만나서 하는 미팅이 아닌, 뜨문 뜨문 서로 메세지를 보내는 이메일 커뮤니케이션에 아주 중요한 역할을 합니다. 왜냐하면 시간의 순서대로 언제 누가 무슨 말을 했는지 보여주기 때문인데요, 보통 최근의 이메일이 가장 위로 올라갑니다.
이메일 답장할때 Reply 나 Reply All 기능을 쓰지 않고 자꾸 Compose를 눌려서 새로 이메일을 쓰시는 분들도 더러 계시던데요. 아마도 Email thread 개념을 모르시고 깔끔한(?) 대화를 추구하셔서 그러리라 생각됩니다만 Email thread를 끊는 것은 상대에게는 많은 혼동을 줄 수 있습니다. Email thread는 커뮤니케이션을 연결해주는, 일종의 주고 받는 dialogue같은 것인데 이걸 끊어버리면 대화의 흐름을 끊는거나 마찬가지입니다. 예를 들어 설명하면, 묻는 말에 대답하지 않고 자꾸 새로운 토픽을 끄집어 내는 것 같은 느낌이죠.

이메일 답장은 새창을 띄우지 말고 Reply 기능을 이용하자.

상대방이 이메일을 하루에 30개 이하의 이메일을 받는다면 기억력이 허용하는 한, 서로 대화가 이어질 수 있지만 어떤 분들은 하루에 이메일을 최소 수십개에서 수백개까지 받는 사람도 있습니다. 그럴 경우, thread가 없이 새롭게 작성된 이메일로 대화가 오고 간다면 상대방이 무엇에 대해 이야기하는것이 알아채기 어렵겠죠?

만약에 커뮤니케이션이 길어져서 제목을 전혀 알아 볼 수 없고 Re: Re: Re: Re: Re: 가 반복된 경우에는 Re: 의 반복부분은 조금 정리해주셔도 무방하겠지만 이메일 내용은 상대를 위한 배려로 같이 포함시켜주는게 좋겠습니다.

 

그래서 요약하자면, email thread는 일종의 대화 기록이며 세가지 목적이 있습니다.

  • Documentation
    시간의 순서대로 대화 기록이 남습니다.
  • Efficiency
    두번 이야기 안해도 되고 이전 이메일을 뒤적이지 않아도 됩니다.  그러므로 더욱 효율적입니다.
  • Focus
    가격 할인, 배송 정보 등 이메일 제목과 관련된 토픽에 관해서 집중적으로 논의할 수 있으므로 좀 더 이슈에 집중할 수 있습니다.

여러분도 이메일 쓰레드(?)를 적극 활용해보시기 바랍니다!

Written by Chloe Doyeon

#디지털자산전문가 #디지털수익 #디지털비용절감 #디지털해외사업 #유일한여성리더 #womenintech #womenindigital #womeninbusiness

Leave a Reply